scegliere registratore di cassa

Come scegliere il giusto registratore di cassa

Il registratore di cassa è una parte essenziale di ogni attività commerciale, compresi negozi di abbigliamento e moda.

Non è solo uno strumento che rende i pagamenti più rapidi e accurati, ma fornisce anche funzionalità più avanzate, come il monitoraggio e la gestione dei flussi di cassa e dell’inventario.

A seconda delle necessità del singolo negozio, il registratore di cassa può includere funzionalità base o avanzate come il touch screen, il POS e il lettore di codici a barre. Se devi scegliere il giusto registratore di cassa per il tuo negozio, segui questa guida che include la normativa, i prezzi dei registratori di cassa, le tipologie e la guida alla scelta.

Cosa prevede la Normativa

Prima di scegliere e acquistare un registratore di cassa, è importante conoscere la normativa di settore.

Qui ne riportiamo alcuni punti essenziali, mentre per ulteriori approfondimenti rimandiamo al sito dell’Agenzia delle Entrate. Un aspetto basilare della normativa riguarda la verifica degli apparecchi.

La prima avviene contestualmente al controllo di conformità del misuratore fiscale, mentre per le successive è stato introdotto un nuovo principio con le regole entrate in vigore dal 28 luglio 2003, secondo cui l’onere di richiedere le verifiche periodiche dei registratori di cassa installati nel proprio esercizio è a carico dell’utente.

Le verifiche sono annuali, a spesa dell’utente e devono essere richieste presso soggetti abilitati, la cui lista completa è presente sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

Nel momento in cui il controllo del soggetto abilitato ha dato esito positivo, viene applicata una targhetta verde sul registratore di cassa, che riporta il codice identificativo del soggetto che ha effettuato il controllo e la data della prossima scadenza.

Nel caso di esito negativo viene applicata una targhetta rossa in cui è riportata la dicitura “non utilizzabile”.

Al registratore di cassa si accompagna un libretto fiscale (libretto di dotazione del registratore di cassa) che riporta i dati dell’azienda produttrice, del rivenditore, dell’utilizzatore e il numero di matricola.

Il libretto viene aggiornato ogni volta che viene effettuato un intervento di manutenzione o una verifica periodica.

Le tipologie di Registratori di Cassa

Esistono numerose tipologie di registratore di cassa, che vanno a soddisfare le esigenze delle diverse attività commerciali. Nel caso dei negozi di abbigliamento occorre scegliere in primo luogo un registratore di cassa fiscale, dato che il settore moda comporta la vendita di merci che necessitano del rilascio dello scontrino fiscale.

In base alle diverse funzionalità esistono numerosi modelli, compresi quelli base che prevedono l’inserimento manuale del prezzo di ogni singolo capo acquistato.

Per un negozio di abbigliamento anche piccolo, ma che ha buone vendite, bassi periodi di giacenza di magazzino e ricambi stagionali dell’inventario, è importante che il registratore di cassa sia dotato di funzioni più avanzate, che consentano di rendere più efficiente la gestione del negozio.

Si potrà scegliere quindi un modello cui collegare un lettore di codice a barre, un POS e un computer, in modo da poter tenere sotto controllo tutto quello che succede nel punto vendita: prezzo e tipologia della merce venduta giornalmente e stagionalmente, capi in esaurimento da ordinare o prodotti in giacenza da molto tempo.

Si può in questo modo collegare un programma di gestione magazzino e negozio al registratore di cassa e gestire così tutta l’attività in maniera efficiente.

Collegando il software al registratore di cassa si possono gestire vendita al dettaglio, fattura al dettaglio, Tax Free, cambio, acconto, sconti e abbuoni; ma anche controllare la disponibilità del prodotto sia per colore che per taglia, creare nuovi clienti e controllare lo storico del venduto.

Ogni transazione di vendita viene registrata per modalità di pagamento: contanti, bancomat, carta di credito, assegno, bonifico e altro.

Quanto costa un registratore di cassa: i prezzi

Il prezzo del registratore di cassa è un altro aspetto da valutare al momento della scelta del proprio apparecchio, ma non bisogna cercare il risparmio a tutti i costi.

Si possono trovare modelli con un prezzo inferiore ai 100€, ma di norma non sono omologati per la fiscalità e non possono pertanto essere utilizzati in un negozio.

Per i modelli omologati per la fiscalità, il prezzo varia da poche centinaia di euro per un modello base, fino a oltre duemila euro per i modelli più avanzati. Per la gestione di un singolo negozio, di norma la spesa necessaria per un buon modello è inferiore ai mille euro.

Importante è non rinunciare alla possibilità di integrazione con POS, lettore di codici a barre e computer, in modo da poter gestire in maniera efficiente magazzino e punto vendita.

Come scegliere quello giusto

Abbiamo già visto quali sono le differenze tra i diversi tipi di registratori di cassa (fiscali e non), quali funzionalità possono avere e quanto può variare il prezzo. Abbiamo già vari elementi per poter scegliere un registratore fiscale, ma occorre individuare quello giusto per le proprie necessità.

È importante valutare la propria attività: quanto è grande, i volumi di vendita e l’organizzazione del magazzino.

Se si possiede ad esempio un negozio abbastanza grande e con importanti volumi di vendita, meglio indirizzarsi su un registratore con lettore di codici a barre o almeno scorciatoie da tastiera per inserire i prodotti più velocemente.

Sulla base degli stessi elementi può essere valutata la scelta di registratori di cassa con schermo touch screen: questi consentono di velocizzare le operazioni, di svolgere funzioni più complesse e anche più operazioni in contemporanea.

Gli schermi dei registratori touch screen sono di solito piuttosto ampi e questo implica la presenza di pulsanti  più ampi rispetto ai tasti meccanici dei tradizionali sistemi di cassa, riducendo così gli errori e rendendo le singole operazioni più facili e veloci.

Importante, infine, è valutare le opzioni di sicurezza del modello che andrete ad acquistare.

Registratore telematico e scontrino elettronico: Obbligatorio da luglio 2019

La norma è stata effettiva a partire da luglio 2019 per i contribuenti con un volume di affari maggiore di 400mila euro l’anno, mentre i restanti esercenti, con volumi più piccoli, sono stati obbligati ad adeguarsi alla nuova Normativa per completare il processo di certificazione fiscale iniziato con l’avvento della fatturazione elettronica dal 2020.

Come funziona la fattura elettronica?

L’abbandono dello scontrino cartaceo a favore dell’invio telematico dei corrispettivi elettronici avviene con una semplice connessione internet e un solo click per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate.

Ogni giorno quando si effettua la chiusura di cassa, il Registratore telematico elabora i dati salvati durante la giornata lavorativa, secondo una crittografia particolare garantendone l’autenticazione e inviando poi tutto al portale.

Tutti i dati trasmessi, poi possono essere visualizzati dal commerciante nel proprio cassetto fiscale presente sul sito dell’Agenzia.

Quali sono i vantaggi?

  • Verifica fiscale ogni due anni invece che ogni uno,
  • Zero rischi nel perdere documenti con la fine del registro dei corrispettivi che sarà sostituito dallo scontrino elettronico,
  • Risparmio di tempo.

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