Lo scontrino elettronico entra in vigore per tutti dal 1 gennaio 2020: obbligo di memorizzazione digitale e di invio telematico dei corrispettivi, anche per piccoli esercizi e commercio “in mobilità” (ambulanti, temporary store etc.). Vediamo insieme cosa cambia realmente e quali strumenti sono a disposizione.
SOMMARIO
- 2020: lo scontrino elettronico
- Parentesi: la lotteria degli scontrini
- Registrazione e invio dei corrispettivi
- I registratori di cassa di nuova generazione
- Altre opzioni per la trasmissione telematica dei corrispettivi
- Soluzioni software per la gestione dello scontrino elettronico
2020: lo scontrino elettronico
Lo scontrino elettronico è tra le principali novità degli ultimi anni per il retail e, con il passaggio alla fatturazione elettronica, segna una tappa importante verso la digitalizzazione delle aziende.
Nonostante lo scetticismo e i mugugni, anche per i commercianti al minuto i pro sembrano più dei contro. Il nuovo sistema favorisce infatti una gestione più snella delle operazioni effettuate alla cassa. Per l’Agenzia delle Entrate, dall’altra parte, controllo e verifica dei dati si fanno più semplici. In generale, insomma, il passaggio allo scontrino elettronico dovrebbe rendere più trasparenti le operazioni contabili, e anche i clienti hanno motivo di soddisfazione.
Se dal 1 Luglio 2019 l’obbligo era limitato agli operatori commerciali con volume d affari superiore a 400.000€, dal 1 gennaio 2020 lo scontrino elettronico diventa obbligatorio per tutti. Le eccezioni sono poche e circoscritte. Per restare al settore abbigliamento, sono esenti dall’obbligo di trasmissione telematica dei dati gli operatori itineranti, per esempio i duty free shop sulle navi da crociera o le attività assimilate, ma solo fino a una certa soglia. Per tutti gli altri, la registrazione degli incassi dal 2020 si fa in questa nuova forma, che prevede la trasmissione giornaliera dei consuntivi direttamente al proprio cassetto fiscale digitale.
Parentesi: la lotteria degli scontrini
Il vecchio scontrino cartaceo perde valore fiscale e diventa “semplice” documento commerciale. Rimane come eventuale copia di cortesia per il cliente, di cui servirsi in caso di cambio merce o resi ma sempre in aggiunta alla ricevuta digitale. Resta utile, ma non indispensabile, anche per partecipare alla lotteria degli scontrini in partenza da luglio 2020.
Nelle intenzioni degli ideatori, la lotteria fa da incentivo per l’uso dello scontrino elettronico. Per ogni acquisto registrato, così, i clienti ottengono biglietti virtuali per partecipare all’estrazione di premi a cadenza settimanale. Le somme in palio sono importanti, c’è anche un maxipremio annuale di circa 1 milione di euro.
Per partecipare è però necessario dotarsi di un codice lotteria e registrarsi al portale (non ancora) allestito dall’Agenzia delle Entrate. Il codice così ottenuto andrà comunicato al momento dell’acquisto per associarlo allo scontrino elettronico emesso. L’intera procedura, al momento in cui si scrive, è ancora in via di definizione finale e così le date di effettivo inizio della lotteria.
Vi terremo informati.
Per saperne di più: Guida alla sperimentazione sulla lotteria degli scontrini 2020
Registrazione e invio dei corrispettivi
Lo scontrino elettronico avvantaggia il cliente, perché rende più pratico l’acquisto in negozio e la sua tracciabilità (quante volte vi è capitato di voler restituire un prodotto ma non trovare più lo scontrino?). Anche la lotteria degli scontrini è un buon incentivo per il consumatore. Ma per il negoziante quali sono i vantaggi, e cosa cambia in concreto?
Il procedimento ha due fasi fondamentali, la registrazione e l’invio, entrambe di carattere informatico. Finora, il registratore di cassa era collegato al sistema contabile del negozio ma funzionava in maniera autonoma e indipendente. Ora, invece, è previsto e anzi obbligatorio un procedimento di registrazione e invio automatico delle transazioni di acquisto direttamente al proprio cassetto fiscale.
I registratori telematici di nuova generazione funzionano così: l’acquisto viene registrato e memorizzato dal device, che è connesso alla rete e quindi trasmette in automatico i dati al portale dell’Agenzia delle Entrate. In caso di connessione assente o per altri motivi per cui non sia possibile trasmettere i dati, c’è obbligo di memorizzarli (per non più di 12 giorni) e quindi scaricarli automaticamente sul portale appena si riattiva la connessione.
Per favorire un adattamento graduale al nuovo sistema, per i primi sei mesi del 2020 una deroga permette di inviare i corrispettivi telematici entro il mese successivo a quello in esame. Per chi non possiede ancora un registratore di cassa telematico nativo o adattato, sul portale dell’AdE è a disposizione una pagina per la registrazione manuale dei corrispettivi.
In entrambi i casi, la nuova procedura è vantaggiosa tanto per gli addetti alla fiscalità quanto per gli esercenti, e dovrebbe favorire un rapporto meno vessatorio dei primi con i secondi. D’altra parte, un sistema più pratico e snello di gestione, rendendo meno conveniente l’evasione, comporta anche una gamma più stringente di sanzioni prevista in caso di omissioni o errori coscienti.
I registratori di cassa di nuova generazione
Al centro del sistema degli scontrini elettronici c’è il registratore di cassa telematico (RT). Una scelta quasi obbligata per il commercio al dettaglio (nello specifico per il negozio di abbigliamento), ma non l’unica per adeguarsi alle nuove norme. Nella pratica, sicuramente la più funzionale.
Il sistema si fonda sulla registrazione e trasmissione sicura dei dati. Serve quindi una connessione Internet, o almeno una possibilità di collegamento (l’invio dei corrispettivi telematici ha cadenza giornaliera), e un sistema software affidabile. I modelli di registratore di cassa telematico in commercio sono diversi, i prezzi variabili: 3-400€ per i registratori di cassa compatti, oltre 1000€ per i device più sofisticati.
- I primi sono sicuramente i più indicati per il commercio mobile, non solo ambulante ma anche per allestimenti temporanei (mercatini, temporary store, eventi). Hanno naturalmente capacità minore rispetto ai prodotti “da negozio”, ma generalmente le stesse funzioni di base e il vantaggio della portabilità.
- I registratori di cassa da negozio hanno invece il vantaggio dell’integrazione. Collegati al software gestionale, possono seguire operazioni complesse di “rende-e-prende”, verifica stock e controllo storico acquisti. Ancora, sono pensati per il collegamento con lettori di codice a barre, POS e computer, per una gestione integrata di tutte le operazioni di negozio. Da non sottovalutare anche la praticità d’utilizzo, specie nei modelli touch screen che sono davvero comodi da usare.
Quale che sia la scelta, è importante verificare che i sistemi siano omologati per la fiscalità elettronica e configurarli correttamente, con l’aiuto magari di uno specialista, prima di utilizzarli. Le spese per l’acquisto di un registratore di cassa telematico sono agevolate da un credito d’imposta che può arrivare al 50% dell’importo complessivo (comunque non oltre i 250€ di agevolazione).
Nelle versioni più sofisticate, i registratori sono sistemi di cassa modulari con touchscreen per rendere più semplici le operazioni
Altre opzioni per la trasmissione telematica dei corrispettivi
Per adeguarsi alle nuove norme sui corrispettivi telematici 2020, non è indispensabile un nuovo device. Chi non vuole affrontare la spesa, magari perché ha ancora un registratore di cassa efficiente, ha altre due opzioni:
1.adattare il registratore di cassa in uso o
2. caricare manualmente i corrispettivi sul portale web dell’Agenzia delle Entrate.
- Se non si vuole investire in nuovi device, occorre predisporre quello in uso al collegamento Internet. Possibile se il registratore attuale è dotato di una porta Ethernet che consenta il collegamento in rete. Va allora installato un firmware aggiornato per la trasmissione sicura dei corrispettivi. Una procedura costosa e non semplice, ma che si può scegliere se il device attuale è davvero prezioso. In seguito il registratore andrà censito dall’AdE e sarà pronto per l’uso. Maggiori informazioni nella guida dell’Agenzia delle Entrate (paragrafo 2.10).
- Un’altra soluzione è caricare manualmente i dati dal portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE. Per prima cosa ci si deve registrare al servizio, per ottenere i codici d’accesso. A questo punto ci si collega al portale e, dopo il log-in, si immettono i corrispettivi giornalieri nei formati e secondo le modalità previste. Le operazioni possono essere delegate a un soggetto terzo, per esempio il proprio commercialista. Il procedimento è sicuramente macchinoso, poco indicato per il negozio di abbigliamento: funziona però per chi gestisce poche transazioni al giorno.
Per saperne di più: Specifiche tecniche dei registratori di cassa telematici
Soluzioni software per la gestione dello scontrino elettronico
Oltre a quelle appena indicate, c’è una quarta opzione molto suggestiva e in prospettiva vincente per l’invio dei corrispettivi telematici. È allo studio e consiste in un sistema esclusivamente software di gestione dello scontrino elettronico.
Con una soluzione del genere registrazione, memorizzazione e invio telematico dei dati d’acquisto avviene senza bisogno di strutture hardware come i registratori di cassa. Un’operazione ambiziosa e complicata da mettere in pratica.
I problemi riguardano sia la sicurezza dei dati (ma molti sistemi di trasmissione criptata, per esempio basati su blockchain, danno ormai sufficienti garanzie), sia la concreta gestione delle procedure. Se ne è discusso anche a livello istituzionale, e sono aperti dei tavoli di confronto con i principali operatori del settore, per verificare le possibilità reali.
Un sistema di contabilizzazione solo digitale darebbe un’accelerazione a quel processo di smaterializzazione della gestione documentale che rende più pratico il controllo di gestione.
Produrrebbe vantaggi economici immediati: un risparmio nell’investimento hardware per i negozianti e, di riflesso, nella concessione di crediti d’imposta da parte statale. Avrebbe una ricaduta positiva nell’amministrazione di un’attività, rendendo più fluidi e rintracciabili i movimenti contabili. Insomma, resta da capire in quanto tempo si riuscirà a ottenere una soluzione affidabile, conveniente e pratica per la gestione della contabilità digitale. Staremo a vedere.
Vedi anche:
Scontrino elettronico 2019: cos’è e come funziona l’obbligo di trasmissione dei corrispettivi | Come scegliere il giusto registratore di cassa
