Prima o poi capita: negozio pieno e … sbam! La cassa si blocca, il codice a barre non viene letto e cercare un articolo diventa un’impresa. Insomma, il gestionale negozio vi pianta in asso. Cosa fare per evitarlo, e da cosa dipendono alcuni contrattempi comuni? Vediamolo insieme.

SOMMARIO

La gestione del negozio in codice rosso

Tra i principali problemi del punto vendita, lato software, c’è l’aggiornamento e la comunicazione tra i vari programmi in uso. Contabilizzare, controllare le giacenze, memorizzare le schede cliente e, magari, fare un po’ di marketing online: i negozi di abbigliamento sono attività commerciali complesse.

Fatture elettroniche, inventario prodotti e altri strumenti di tortura ce l’hanno insegnato, no? Servono dunque gli strumenti adatti per far funzionare bene tutto.
Capita invece che, specialmente nei momenti di maggiore sollecitazione, il sistema informatico che gestisce tutto non regga la pressione e vada in tilt.

Questo succede più spesso quando invece che un singolo gestionale per negozio ci si affida a più software per tenere dietro alle varie operazioni. Far funzionare tre o quattro programmi in contemporanea, su un computer magari nemmeno troppo performante, è spesso un ottimo modo per complicarsi la vita in cassa.

Il consiglio è allora, quello di affidarsi a un’unica piattaforma di gestione del negozio. Un software specifico per le esigenze del punto vendita garantisce in genere maggiore stabilità e riduce lo sforzo richiesto al vostro computer per far funzionare tutto.

E per risolvere situazioni di codice rosso, tenere copie di backup di dati e applicazioni è una buona maniera per avere un piano B sempre a portata di mano. Insomma, una corretta organizzazione delle attività commerciali si fa anche sul versante informatico.

Altrimenti capita quello che vedete nel video sotto: riguarda un grande magazzino statunitense, ma potrebbe suonarvi familiare…

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La mia banda suona … male: la connessione Internet è satura

Un sistema più elastico di gestione del negozio, d’altra parte, sembra quello delle applicazioni in cloud. Si accede via Internet da qualunque device e si è subito operativi: una postazione del negozio dà problemi? Se ne usa un’altra o addirittura ci si serve di laptop, tablet o smartphone. Più facile di così…

Già, ma c’è un però molto importante: il consumo di banda Internet. Il tipo appena illustrato di gestione mobile offre molti vantaggi ai negozi di abbigliamento, ma riposa pericolosamente su una generosa disponibilità di connessione. Che può anche essere ottimale, ma ha purtroppo fasi di down inevitabili e dagli effetti potenzialmente devastanti in un negozio magari affollato per i saldi invernali.

È un problema che avevamo affrontato anche a proposito di musica e radio per i negozi: web radio e musica online sono di facile accesso, ma consumano banda. Tra le applicazioni più dispendiose, da questo punto di vista, oltre ai popolari servizi di streaming, i famosi SaaS (software as a service, appunto sistemi di cloud computing come molti gestionali online).

Insomma, anche se avete appena sottoscritto un abbonamento per dotarvi di super mega ultra banda larga, potreste comunque ritrovarvi nella situazione descritta all’inizio: negozio pieno, cassa non disponibile. O altre varianti dello scenario.

Del resto non c’entra solamente la connessione: problemi possono arrivare dallo stesso servizio sottoscritto. Che periodicamente va in manutenzione, oppure richiede aggiornamenti, o semplicemente si blocca a sua volta, come capita anche ai pezzi da 90 (vi dicono qualcosa #whatsappdown, #facebookdown e hashtag del genere?).

Il consiglio, dunque, sempre per evitare situazioni di codice rosso, è un utilizzo smart di Internet. Che vuol dire, per esempio:

  • scegliere il service provider più affidabile, non il più economico (anche lato assistenza);
  • ripartire adeguatamente l’accesso alla rete, limitandone l’uso alle operazioni davvero fondamentali per il negozio (dovete proprio usare le playlist di Spo**fy per movimentare l’ambiente?);
  • considerare meglio vantaggi e svantaggi di un gestionale in cloud.

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Software gestionale per negozi: maneggiare con cautela

Insomma, cloud computing sì o no? Per quanto ci riguarda, pensiamo sia meglio di no. A meno che non abbiate esigenze di operatività mobile davvero particolari. Per il resto, ci sono diversi motivi per i quali forse è meglio restare con i piedi per terra invece di salire sulle nuvole.

Parlavamo più diffusamente di vantaggi e svantaggi del cloud in un post di qualche tempo fa. Qui ci limitiamo a considerare, oltre ai problemi di downtime e connessione, il fattore scalabilità.
Che vuol dire? Che magari avete iniziato sottoscrivendo un servizio gestionale via cloud quando le vostre esigenze erano ridotte. Un magazzino più piccolo, un unico punto vendita, meno canali di accesso al servizio. Poi, fortunatamente per voi, l’attività è cresciuta ma il servizio è rimasto lo stesso.

Risultato? Rallentamento del sistema, saturazione dello spazio disponibile, impossibilità di eseguire alcune operazioni.
Basta passare al servizio premium, si potrebbe obiettare. Certo, non fosse che comporta un costo aggiuntivo che proprio volevate evitare, oltre a una procedura di attivazione che causerà ulteriori rallentamenti.

Insomma, sembra paradossale, ma un’applicazione cosiddetta stand-alone come scelta gestionale può garantire maggiore flessibilità rispetto a una decentrata e virtualizzata. Naturalmente a patto di scegliere quella giusta…

Sempre a proposito di scalabilità, parliamo allora di personalizzazione del servizio.
Potreste per esempio avere la necessità di controllare i diversi touchpoint del vostro negozio da una sola interfaccia. Oppure di collegare le attività di vendita “al banco” con quelle online, unificando magazzino e vendite così da monitorare meglio gli articoli e le effettive disponibilità degli stessi. Evitando così di dover rispondere al cliente in negozio: “però, il sistema mi dà l’articolo disponibile ma non riesco a trovarlo. Dove sarà finito?”

Fattori che si dovrebbero regolare secondo le proprie esigenze, magari stressando un po’ di più il consulente del retail software scelto, invece di affidarsi ai moduli standard e ai chatbot dei grandi provider.
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Registratore di cassa, carichi e scarichi e altri punti critici

Torniamo al nostro worst case scenario e proviamo a capire come evitarlo. Quali sono allora i punti più sensibili allo stress nell’amministrazione del punto vendita? Quelli insomma che possono causare disservizi o risentire maggiormente dei carichi di lavoro? Consideriamo tre aree fondamentali: cassa, contabilità, magazzino.

  • Cassa

    Potenziale tallone d’Achille. Problemi di scansione carta, sistema lento nel recepire i dati della transazione, più banalmente scontrino stampato male. Anche in questo caso, molto dipende dalla qualità della comunicazione tra il terminale e gli altri elementi: la stampante, il lettore carte, il provider del sistema bancario e lo stesso gestionale.
    Perché tutto funzioni serve che tutto sia sempre aggiornato, che l’hardware che sostiene il tutto sia adeguato per velocità di calcolo e capacità di memoria, che (ancora una volta!) la connessione Internet funzioni a dovere.
    E poi, a volte, si scopre l’importanza delle piccole cose: per esempio, avete controllato se i cavetti del punto cassa sono ben collegati al sistema? Oppure: siete sicuri di aver spiegato per bene al vostro staff il funzionamento della cassa?

  • Contabilità

    Alla larga i principianti. Le operazioni contabili in ambito retail sono delicate e i problemi, spesso e volentieri, conseguenza di errore umano o poca pratica. Tanto più dopo il passaggio alla fatturazione elettronica e l’introduzione dei corrispettivi telematici, di cui parlavamo in un precedente post.
    Anche in questo caso, però, i problemi tecnici possono complicare ulteriormente le cose. Dotatevi allora di strumenti realmente adeguati alle vostre esigenze: magari spenderete qualcosa in più, ma guadagnerete in efficienza del servizio e buonumore.
    Cause comuni di problemi lato contabile: registratori di cassa antiquati o, all’opposto, troppo complicati da usare, o ancora procedure macchinose di gestione che, per esempio, prevedono di caricare giornalmente i dati contabili sul portale dell’AdE. Una procedura che può andare bene se timbrate 2-3 scontrini al giorno, altrimenti può farvi cadere i capelli (…).

  • Magazzino

    Un altro ambito scabroso, e anche uno in cui si mostra la vera utilità di un buon software gestionale. La semplificazione nell’accesso al proprio catalogo è infatti uno dei primi vantaggi dell’adozione di un sistema unificato per le operazioni di negozio.
    Articoli disponibili, in giacenza, esauriti, in arrivo: diventa tutto più semplice se abbiamo a disposizione un software che ci offre un colpo d’occhio in tempo reale della situazione. E ci evita così la figura di palta del dare per disponibile un articolo esaurito, o viceversa.
    Problemi tecnici nella gestione lato magazzino sono più frequenti quando si lavora su più canali: oltre al negozio fisico si vende online, oppure si hanno più punti vendita.
    Può capitare allora di perdere per strada qualche pezzo, ed è per questo che è bene avere i propri dati di inventario sempre sotto controllo e ripetere i conteggi più volte durante la stagione. Al di là di questo, un buon programma di gestione magazzino saprà garantirvi un controllo ottimale sul singolo articolo e l’intero catalogo.
    E parliamo anche di corretta etichettatura dei capi, così che anche in cassa “battere il pezzo” sia un passaggio automatico invece che un’ordalia di tentativi che termina inevitabilmente con l’inserimento a mano del codice.

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Conclusioni: far funzionare il negozio, evitare il caos

Proviamo a questo punto a fare un riassunto di quanto abbiamo detto finora.

Per affrontare correttamente la “gestione di un gestionale” e risparmiarsi mal di testa quando le cose si mettono male, è importante studiare bene la soluzione adottata e fare in modo che questa si armonizzi con l’ambiente nel quale andrà ad operare.

Il che vuol dire verificare la tenuta della propria infrastruttura informatica, che può essere poca cosa ma deve comunque poter contare su un buon computer che faccia da nodo centrale e su un sistema di terminali ben collegati in senso materiale (cavi, rete interna) e virtuale (connessioni di rete, architettura delle informazioni).

Parliamo di computer centrale perché diversi motivi ci spingono a sconsigliare i sistemi di tipo SaaS e un software gestionale in cloud: troppo dipendenti dai capricci della connessione, poco scalabili, a volte complicati, in fin dei conti più costosi delle soluzioni cosiddette stand-alone se si vuole davvero fare sul serio.

Armonizzarsi con l’ambiente significa anche fare reciproca conoscenza: il gestionale dovrà quindi essere modulato secondo le esigenze dell’attività specifica, mentre chi opera in detta attività farà bene a studiare a fondo il funzionamento del software e delle sue appendici hardware (POS, scanner e così via).

Assicurati questi prerequisiti, per affrontare le rush hour in negozio è opportuno fare dei controlli supplementari. Vuol dire che, per esempio prima dei saldi o di particolari momenti di traffico in negozio (Black Friday?), è consigliabile eseguire un check up del gestionale e dell’intera dotazione software e hardware, oltre a un bel punto della situazione con lo staff per assicurarsi che tutti sappiano cosa fare.

A questo punto, dovreste aver fatto tutto quello che è in vostro potere per evitare problemi. E se nonostante tutto il sistema continua a bloccarsi, è il momento degli specialisti: servizio assistenza per i disguidi più lievi, il vostro consulente di fiducia per problemi più seri.

Risolvere problemi comuni del gestionale negozio, mantenendo la calma

Riassumendo: 5 punti fondamentali da considerare per affrontare i problemi più comuni nella gestione software del negozio, mantenendo la calma e, possibilmente, il bonumore…

Vedi anche: Cloud computing: cos’è, quali sono i vantaggi e gli svantaggi |
Software gestionali per negozi: come scegliere il migliore?

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