Gestione ordini fornitori: come migliorarla

Uno sguardo a un aspetto spesso sottovalutato, quello della gestione ordini fornitori. Che invece spesso fa perdere tempo e risorse. E che puoi sistemare sfruttando i prodigi della digitalizzazione, e i servizi di un buon gestionale.

Chi ti rifornisce di vestiti ha un ruolo che è un po’ la chiave di volta del negozio, e questo è scontato. Nel rapporto con i tuoi fornitori, del resto, contano non solo la qualità del campionario o la convenienza dei prezzi, ma anche variabili più mondane.

Per esempio l’accuratezza di listini prezzi e schede prodotti. Le etichette della merce e i documenti di trasporto. Aspetti che possono complicare il tuo lavoro in diversi casi. Nel worst-case scenario, compromettere la gestione degli ordini dei clienti e la loro esperienza di acquisto.

Una scheda non caricata correttamente, o un codice che non corrisponde al giusto prodotto: sono solo alcuni inconvenienti che puoi avere con un processo di gestione degli ordini non accurato.

E allora, come fare per risparmiare tempo e aumentare in efficienza? Qualche consiglio di seguito.

SOMMARIO

La selezione dei fornitori. E i criteri per sceglierli

Ça va sans dire: viene prima di tutto.

Qualità dei prodotti, convenienza dei prezzi, affidabilità dell’azienda. Per ciò che riguarda lo stile da seguire, le scelte sono personali. Certo, occorre tenere conto dei propri clienti, delle tendenze del momento e di altre variabili, ma alla fine la decisione segue criteri in buona parte soggettivi.

Per la questione dell’affidabilità dei fornitori, invece, puoi usare parametri più oggettivi. Prova ad aiutarti con una scheda di valutazione.

Un po’ il sistema del vendor rating: in uso in molti settori, consiste nell’assegnare un punteggio ad alcuni indicatori chiave. In sostanza, gli aspetti che ritieni importanti per una corretta gestione della tua supply chain, la filiera di distribuzione.

Qualche esempio? La rapidità di risposta a un ordine di acquisto. La quantità di prodotti difettosi o non corrispondenti al tuo ordine che trovi alla ricezione della merce. La flessibilità nell’adattarsi a modifiche last-minute e la gestione del rischio.

Un parametro che non dovresti trascurare riguarda poi un aspetto se vuoi più tecnico, ma comunque importante. Parliamo della gestione delle informazioni da parte del tuo fornitore. Nello specifico, dei dati relativi ai singoli prodotti, ai cataloghi e listini allegati a un ordine.

Sono informazioni cruciali per te e per i tuoi clienti. Incidono infatti sulla tua capacità di organizzare a dovere magazzino ed esposizione. Inoltre, assicurano ai tuoi clienti completezza e correttezza delle informazioni quando visitano il tuo negozio.

Vedi anche: Scegliere i fornitori di abbigliamento per il negozio

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Nella pratica: la gestione del ciclo di acquisto e vendite

Approfondiamo quindi quest’ultimo punto. Come gestire il ciclo di acquisto e vendite del tuo negozio? Parliamo qui in particolare del flusso di ordini e informazioni tra te e i tuoi fornitori.

Se il tuo è un negozio multimarca, ti rifornisci con ogni probabilità da più ditte. Tra le diverse opzioni, puoi rivolgerti ai grossisti, che allestiscono un loro campionario assemblando collezioni da più marchi, o a singoli produttori. In quest’ultimo caso, spesso marchi che hai scoperto personalmente e con i quali hai magari un rapporto più informale.

Altra opzione, sempre più diffusa grazie all’ecommerce, è quella del grossista online. Sul web puoi davvero trovare di tutto, e su marketplace come AliBaba possono essere molto convenienti anche spedizioni dall’altro capo del mondo.

Le opportunità di guadagno ci sono, così come le incognite. Tra queste, la difficoltà di mettere a catalogo merci che seguono spesso altri criteri di identificazione e classificazione.

In ogni caso, e in particolar modo se cerchi da più fonti i capi di abbigliamento migliori per il tuo negozio, hai di fronte un problema non da poco. Cioè, come merci etichettate, descritte e classificate con sistemi anche molto diversi possono confluire in un unico catalogo.

Quello, appunto, del tuo negozio.

“Molte catene distributive nel settore retail scontano processi logistici poco efficienti e una scarsa coordinazione tra i diversi canali. Questo mentre lottano per adattare le loro procedure alla domanda attuale e contemporaneamente prepararle agli scenari futuri.” [Ecosio]

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Punti deboli nella gestione degli ordini fornitori

Il problema riguarda l’insieme delle comunicazioni da tenere sotto controllo: dalla registrazione delle fatture, all’invio dei contratti di fornitura e molto altro. In questa mole di dati, anche questioni apparentemente banali possono complicare le cose.

Un’operazione come il caricamento del listini, per esempio, che se moltiplicata per più supplier, può essere decisamente problematica.

Questo perché, spesso e volentieri, i tuoi fornitori non utilizzano un formato unico per presentare il loro campionario e descrivere i loro articoli. Così, capita che per caricare a sistema i documenti relativi a un riassortimento tu debba perdere tempo prezioso a riformattare tutto.

Il formato dei listini prezzi non è del resto l’unico pain point nella gestione degli ordini fornitori. Un altro, per esempio, è quello dei codici identificativi di prodotto. Che a volte seguono lo standard internazionale GTIN (Global Trade International Number), a volte no, spesso e volentieri devono essere verificati articolo per articolo.

A quanto pare non c’è uno standard unico per l’identificazione dei prodotti in commercio. Ce ne sono diversi, tutti a loro modo validi. Ancora più complesso è il discorso per listini prezzi o cataloghi. Qui lo standard sarebbe la tabella Excel, ma poi capita che vengano inviati PDF o documenti in altri formati.

Capisci allora come un rapporto clienti fornitori dipenda anche da questi aspetti. Cioè da quanto questi ultimi ti rendono facile la vita in fase di caricamento e codifica dei loro articoli.

“Spesso si ereditano molti sistemi differenti, con set di dati distinti, per i diversi fornitori. La cosa più importante allora, prima di iniziare qualsiasi altra operazione potenzialmente rischiosa, è mettere a posto [queste] cose basilari.” [Ginny Warr, British Land]

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Buone pratiche per importare listini fornitori

La buona notizia, però, è che grazie ai sistemi digitali puoi risolvere molti di questi problemi. Con un buon software di gestione puoi infatti ottimizzare diverse operazioni scabrose, come il caricamento degli ordini e la scansione degli articoli.

Molti sistemi ti permettono infatti di importare in automatico interi listini prezzi, e trasferire il catalogo degli articoli che hai ricevuto direttamente a sistema. Questo ovviamente riesce meglio se si lavora con i formati di file più comuni, tipicamente una tabella Excel.

Un buon software riesce a “trattare” in automatico i file con estensione .xls o .csv, e così può velocizzare molto le operazioni. Certo, un margine di errore rimane, ed è bene controllare i risultati dell’importazione. O, meglio ancora, fare un controllo preventivo sulla formattazione dei dati.

E per quanto riguarda schede prodotto e codici di identificazione? Anche qui la tecnologia ti offre un aiuto importante. I principali gestionali possono “tradurre” e caricare in automatico le schede a sistema. E non solo nel tuo back office, ma anche sul tuo sito ecommerce.

Per i codici di identificazione, poi, basta un terminalino wifi, un palmare o, semplicemente, il tuo smartphone per leggere il barcode e importare i dati. Questo, se il tuo fornitore utilizza un sistema chiaro di etichettatura, e se il tuo gestionale funziona come si deve, ti permette di risparmiare molto tempo nella catalogazione dei nuovi arrivi.

Vedi anche: App gestione negozio. Come e perché usarle

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Conclusioni: Etos per gestire gli ordini dei fornitori

Bene, se allora è un software gestionale che ti serve, perché non considerare il nostro?

Etos è un sistema potente e pratico da usare, che tra le molte funzioni comprende anche quelle per il caricamento rapido degli ordini e la scansione degli articoli. Dalla sua schermata puoi gestire i rapporti con i fornitori in pochi clic.

Per quanto riguarda listini e cataloghi, ti basta una sola mossa per importare interi documenti. Otterrai così delle anagrafiche prodotti già pronte, che puoi successivamente integrare. Puoi infatti definire altri parametri come le varianti di taglia e colore, completare la scheda di descrizione prodotto o associare le foto migliori ai singoli capi del campionario.

Etos ti permette di caricare un ordine anche da palmare, e da qui di gestire la stampa delle etichette di prodotto e stabilire i prezzi. Non solo: il programma è pensato per funzionare anche da smartphone. Puoi quindi usare il tuo smartphone per scansionare gli articoli che ricevi e da lì collegarti al sistema centrale per tutte le operazioni di catalogazione.

Insomma, il sistema copre l’intera tua attività commerciale e quindi anche un punto nodale come il ciclo passivo. Che include la gestione amministrativa (per esempio della fatturazione elettronica), ma anche questioni pratiche come il caricamento di listini e cataloghi.

Qui, Etos ti aiuta così a ridurre il tempo necessario a eseguire queste operazioni. Oltre che a migliorare i risultati.

Meno errori di scansione o importazione, più semplicità di lettura e utilizzo dei dati, meno tempo da passare nell’inserimento degli ordini a catalogo. Insomma, decisamente un ottimo sistema!

Scopri di più: Come Etos migliora il caricamento degli ordini

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