Parlare di reportistica può sembrare superfluo per certi versi o fuori luogo per altri, se ci riferiamo a un negozio di abbigliamento. Infatti, l’uso di report e consuntivi per analizzare i dati di vendita o altre variabili chiave è una prassi quasi ovvia. D’altra parte, statistiche e analisi più approfondite possono sembrare estranee a questo settore merceologico e più adatte ad altri contesti. Grafici a torta, istogrammi e altri elementi comuni nei report aziendali non sono così automatici da collegare all’attività di un negozio.

Naturalmente è una supposizione errata, e del resto ormai la maggior parte dei retailer ha imparato a maneggiare dati e statistiche. Se non altro perché sono parte essenziale della loro attività online: qui l’analisi del ciclo di vendita è minuziosa, e abbondano grafici su traffico organico, tassi di abbandono del carrello, pagine visitate ecc.

Prendendo la questione più alla larga, è vero poi che il mercato del Retail Analytics globale è in forte espansione. Le previsioni sono di un +17% annuale da qui al 2028. Piccoli e grandi negozianti, insomma, stanno investendo in strumenti di analisi dei dati più o meno sofisticati. Tali dati saranno quindi alla base di report e consuntivi sempre più importanti per le strategie di business.

Alla crescita quantitativa, però, non corrisponde sempre una crescita qualitativa. Meno diffuso, allora, è un approccio organico al tema del reporting. Un sistema informativo coerente, cioè, che riesca a estrarre informazioni da tutti gli aspetti di un’attività commerciale, e non solo del processo di vendita, e tradurli in comunicazioni chiare.

E allora, proviamo a capire come fare. Per prima cosa, con un chiarimento: un report cos è, di preciso?

Una definizione per la reportistica

Rubiamo una ottima definizione dal sito PMI.it:

Il reporting è uno strumento di analisi dei fattori critici di successo e determinazione degli indicatori chiave […] il cui fine è quello di segnalare al management come si sta comportando l’azienda

Ci sembra una definizione calzante che, anche se riferita a un contesto diverso, puoi applicare anche al tuo caso. Il reporting nel tuo ambito aziendale è uno strumento per verificare, per esempio, i volumi di vendita mensili, i nuovi clienti acquisiti, l’andamento di una campagna promozionale e molto altro. I report possono essere più o meno analitici, ma devono essere il più possibile oggettivi, chiari e data-driven per essere davvero efficaci.

Insomma, per decidere su quali articoli puntare in una promozione, cosa acquistare per la nuova stagione, come organizzare il team di vendita, cosa serve più di dati concreti e informazioni precise? Ben poco, e ancora più utile è poter contare su report “a fuoco”, in grado di concentrare l’attenzione sui veri KPI da monitorare.

Ricordi? Abbiamo parlato spesso su questo blog dell’importanza di riconoscere e monitorare i KPI del tuo negozio. Ecco, se l’utilità della reportistica è fuori discussione, in tempi di big data e sovrabbondanza di informazioni va ribadita anche quanto conti riconoscere cosa avere come oggetto di report e come generare report davvero affidabili.

Partiamo dal primo punto.

L’oggetto della reportistica

Sono i dati della vendita al dettaglio, certo. Ma non solo. Oggetto di report e analisi ad hoc possono essere diversi aspetti della tua attività, e uno stesso aspetto può essere analizzato da più prospettive. L’importante è, appunto, non perdere il filo e non disperdere l’attenzione.

Perché uno dei problemi principali dell’analytics applicato al retail è riuscire a combinare la visione d’insieme e quella di dettaglio. Facile perdersi nei mille rivoli di indagine che un’attività oggi molto frammentata può avere, e altrettanto semplice perdere i particolari per riuscire ad abbracciare il quadro complessivo.

Per non cadere in queste trappole, occorre sapere aggregare dati utili da più fonti, riuscire a filtrare le informazioni per trovare quelle davvero importanti, stabilire quali sono i veri indicatori di performance da monitorare. Come dicevamo, in un settore come quello dell’abbigliamento non è facile, perché oggi i percorsi di vendita devono svilupparsi su più endpoints per essere davvero efficaci.

Oltre il punto vendita, l’ecommerce, i marketplace, i profili social sono tutti elementi di un customer journey che chi vende deve riuscire a monitorare per capire come intercettare. Analizzare i punti di questo percorso, e controllare in tempo reale i risultati dei propri sforzi (per esempio con report delle visite al sito collegate a un determinato post pubblicato sui social, o degli incrementi degli acquisti in-store), è un possibile obiettivo di una strategia di reportistica raffinata.

Del resto, i report sono molto utili anche come strumento di indagine interna. Quindi per monitorare determinati elementi critici della tua attività. Studiando nel dettaglio le variabili cruciali della tua performance commerciale puoi capire cosa funziona e cosa no e, quindi, prendere le decisioni appropriate.

Indicatori chiave di prestazione possono quindi essere oggetto di report ad hoc, e al tempo stesso un report complessivo aiuterà a mettere a fuoco eventuali connessioni tra un KPI e l’altro. La vista d’insieme e di dettaglio, appunto.

Bene, ma per raggiungere questo obiettivo, come fare?

Gli strumenti della reportistica

Programmi specializzati ne esistono molti. Soddisfano tutte le esigenze, dalle più elementari alle più sofisticate, e sono adatti a più o meno tutte le tasche. Il punto, piuttosto, è trovare la soluzione giusta per te e, soprattutto, configurarla a dovere. Anche il software più potente, infatti, servirà a poco se non lo usi per analizzare le variabili chiave.

E quindi. 3 punti principali che dovresti considerare quando scegli una soluzione di reportistica.

Integrazione dei dati
Come dicevamo, un tool di analisi e generazione di report sarà tanto più efficace quanto più riuscirà a coprire l’insieme della tua attività commerciale. Questo per un’esigenza pratica e analitica. Pratica perché accedere con un unico report a dati provenienti da fonti differenti semplifica il lavoro e riduce i margini di errore. Analitica perché quanto più riuscirai a integrare i dati a disposizione, tanto più accurati saranno i report generati.

Capacità di dettaglio
Panoramica e zoom in, per così dire. Un tool di reportistica dovrà riuscire a scavare nelle informazioni, analizzando in maniera granulare i dati a disposizione. Per quanto riguarda i dati di vendita, per esempio, con analisi di performance differenziate per categorie di prodotto, gruppi di articoli, singoli componenti e loro varianti (per esempio di taglia). Così da ottenere informazioni cruciali su top e slow seller del tuo negozio, tipologie di acquisto prevalente, vendite per reparto, brand e così via.

Chiarezza e resa visuale
Come il programma produce dai dati freddi dei report o statistiche chiare, persino accattivanti. Questo è un aspetto spesso sottovalutato, eppure fondamentale. Specialmente nel momento in cui i dati vengono letti non dai data scientists, ma da utenti meno esperti come puoi essere tu o altri gestori di negozio. Il tool di reporting dovrebbe quindi riuscire a illustrare i dati con la massima evidenza, attraverso grafici e altri elementi visuali.

Analytics e report integrati: la giusta scelta

Come abbiamo detto, per le tue esigenze non c’è bisogno di usare strumenti troppo sofisticati ma piuttosto di coordinare le diverse fonti di dati e avere una ottima user experience. Più che una soluzione specializzata di terze parti, allora, forse è meglio considerare un modulo di analytics e reporting integrato nel tuo software gestionale. Può funzionare meglio perché:

  • ti permette di collegare direttamente i dati alle funzionalità di analisi e report;
  • è più veloce da usare e di più semplice accesso;
  • può contenere costi, tempo e impegno per l’utilizzo di una piattaforma ad hoc.

Se per la tua attività commerciale non hai esigenze particolari in materia, prova allora a considerare cosa offrono i software di gestione in circolazione.

Etos, il nostro gestionale specializzato per il retail, mette a disposizione un modulo ad hoc da cui controllare tutti i dati sulle tue performance di vendita, le disponibilità del tuo inventario, i costi sostenuti e i profitti generati, e altro ancora, e di generare report e statistiche ad hoc.

Sfruttando le funzionalità di Business Intelligence collegate ad Etos, puoi generare report in tempo reale e anzi ottenere previsioni decisamente affidabili. Riuscirai così a esaminare trend e pattern di acquisto o vendita in maniera più chiara e immediata, e prendere decisioni più consapevoli sulle tue strategie commerciali.

I report generati da Etos ti offrono la vista d’insieme e quella di dettaglio, con analisi circostanziate e la possibilità di focalizzare l’attenzione per linea, reparto, prodotto e in altri modi ancora. Con ottima resa anche visuale dei report, comodità e praticità d’uso.

In sostanza, dunque, avere uno strumento affidabile per preparare e generare reportistica è importante anche se non si guida un’azienda da 20000 addetti. Nello specifico di uno store di abbigliamento, è forse più indicato puntare su una soluzione agile, di facile accesso e integrata nel proprio sistema gestionale.

Etos offre proprio questa opzione con un modulo ad hoc che ti aiuterà a monitorare meglio tutte le variabili chiave del tuo business.

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