ridurre i costi gestione magazzino

Come ridurre i costi di gestione del magazzino e aumentare profittabilità

La gestione del magazzino e i relativi costi sono un elemento rilevante nel bilancio di una azienda e di una attività commerciale, come un negozio di abbigliamento o una catena di negozi. Se l’attenzione di un negozio è generalmente focalizzata nell’incremento delle vendite, la gestione del magazzino è spesso vista come un aspetto secondario dell’attività. Vedremo in questa guida come sia possibile ridurre i costi di magazzino e come questo possa aumentare la profittabilità dell’impresa o del negozio.

Prima di iniziare, è importante precisare che per ridurre i costi di stoccaggio e di gestione del magazzino, occorre in primo luogo definire quali sono questi costi e in secondo luogo investire in tecnologia in grado di aumentare l’efficienza di tutti i processi, e che fornisca dati sulla base dei quali monitorare i costi e prendere decisioni. I programmi per gestione di magazzino consentono di organizzare in maniera semplice ed efficiente ogni aspetto della vita del magazzino e del negozio: costi, movimenti merci, rimanenze, prodotti più venduti, prodotti in stock da lungo tempo, trend di vendita. Qualsiasi strategia di riduzione dei costi non può ormai prescindere dall’innovazione tecnologica legata a un software gestionale per la propria attività.

Definizione dei costi di magazzino

La sfida più difficile è riuscire a definire e individuare i costi di magazzino. In linea di massima, i costi possono essere suddivisi in tre categorie

  • costi di gestione degli ordini;
  • costi di detenzione della merce in magazzino;
  •  costi di rottura di stock.

I costi di gestione dell’ordine includono tutti quei costi che una attività deve sostenere ogni volta che ordina della merce. Tra questi ricordiamo: i costi della logistica (trasporto, ricezione e verifica merce) e i costi amministrativi (fatturazione, contabilità e altre spese legate agli ordini).

I costi di detenzione della merce in magazzino sono di solito i più importanti e comprendono diverse voci di spesa: magazzinaggio (affitto dei locali o spese legate alla proprietà dei locali, luce, riscaldamento, manutenzione, ecc) e costi legati al funzionamento del magazzino (personale, software, hardware, ecc.). Ci sono infine altri costi: rottura di stock, obsolescenza della merce, rischio legato al semplice possesso di scorte, ecc.).

Software gestionale magazzino: quale scegliere e come aumentare profittabilità

Come abbiamo appena visto, il software gestionale fa parte dei costi di magazzino, ma allo stesso tempo è uno strumento imprescindibile per riuscire a organizzare in maniera efficiente i processi che regolano la vita del magazzino stesso. È importante quindi scegliere un programma gestionale che si integri con i processi aziendali che aiuti veramente a ridurre i costi dell’inventario.

Soprattutto in piccole attività e negozi, la prima tentazione è spesso quella di ridurre i costi e puntare su un software di gestione magazzino gratis. Va precisato tuttavia che si tratta nella maggior parte dei casi di programmi con funzionalità limitate, o di prova e che in ogni caso non sono sufficienti per un negozio di abbigliamento che ha una buona scelta di capi e accessori e un discreto volume di vendite. Si trovano in rete anche fogli excel per la gestione di magazzino: sono gratuiti, ma sono per lo più tabelle in cui inserire prodotti e movimenti e che calcolano in automatico le variazioni di rimanenze. Hanno tuttavia funzionalità molto limitate e consentono un basso livello di automazione, e non consentono inoltre di fare previsioni, con uno scarso miglioramento della profittabilità aziendale.

Un buon software gestionale, al netto dei costi, consente di incrementare in maniera sensibile la profittabilità di aziende e attività commerciali come negozi di abbigliamento. Rispetto a un software gratuito, un gestionale professionale fornisce alcune funzionalità di rilevanza fondamentale, come le analisi sui dati gestionali. Devono essere disponibili e facilmente consultabili:

  • analisi e statistiche del venduto (sell out)
  • analisi giacenze
  • analisi e statistiche di magazzino
  • situazione di magazzino di fine anno.

In questo modo si riducono i costi di inventario di fine anno, si ottimizzano gli ordini e si riducono i relativi costi (come abbiamo visto sopra, ci sono costi fissi relativi agli ordini), si riducono le giacenze (anch’esse un costo di magazzino), si riducono i movimenti della merce e nel complesso si possono limitare fenomeni come l’obsolescenza dei prodotti (grazie al monitoraggio delle merci) e ridurre le scorte e i relativi costi e rischi.

Nel complesso, un buon software gestionale consente di migliorare la profittabilità aziendale e nel caso di un negozio di abbigliamento, la profittabilità aumenta nel caso in cui il programma si integri sia lato magazzino, sia lato negozio.

Come ridurre i costi con la migliore gestione del magazzino

Vediamo alcuni elementi che consentono di ridurre i costi con una migliore gestione del magazzino.

  • Tenere tracciate le statistiche di tutti i prodotti. Questo aiuta a prevedere la domanda dei singoli capi e a risparmiare denaro sia in termini di investimento iniziale nell’ordine, sia in termini di costi legati allo stoccaggio
  • Investire in tecnologia che consente di monitorare tutti gli aspetti della vita del magazzino. Investire quindi in software, ma anche in hardware che permette di incrementare l’automazione dei processi
  • Prendere decisioni sulla base dei dati. È importante che il software gestionale fornisca report dettagliati che consentano di indirizzare l’attività verso decisioni accurate.
  • Ordinare la giusta quantità di prodotti. In questo aiutano le statistiche fornite dal software. È importante non farsi tentare troppo dagli sconti previsti nel caso di acquisti di grossi quantitativi di merce, visto che le giacenze hanno un costo. È importante semmai ottenere il prezzo migliore sulla più piccola quantità che la tua attività deve avere in stock.

In generale, è importante analizzare continuamente i dati per scoprire come incrementare l’efficienza di ogni singolo aspetto della vita del magazzino.

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