Chiunque gestisca un negozio di abbigliamento si sarà trovato davanti al problema della fatturazione, calcolo della fattura e della gestione del magazzino, oltre che del negozio. Non tutti, però, hanno le conoscenze necessarie o il tempo richiesto per compiere queste delicate e fondamentali operazioni. Per questo motivo oggi parleremo di come è possibile affidarsi a software dedicati alla fatturazione e al magazzino, a come scegliere quello più adatto alle varie esigenze e a quegli elementi che non potranno mancare nel programma a cui ci affideremo.
Perché scegliere un software per gestione magazzino e fatturazione
I software gestionali, per essere veramente utili nella gestione di un’attività commerciale nel campo dell’abbigliamento, devono aiutarvi nella velocizzazione e facilitazione delle operazioni legate alla contabilità, alla gestione del magazzino e al monitoraggio della situazione economica, sia quella interna al negozio sia quella esterna legata ai competitor e ai trend di mercato. Tutte attività che richiedono competenze settoriali difficili da trovare nel singolo che si trova a gestire un negozio di moda e vestiti.
Oltre alla competenza, un altro problema è rappresentato dal tempo e dall’organizzazione: gestire compiti complessi come la gestione della cassa e del magazzino, la fatturazione, gli acquisti, i resi e tutte le altre attività ad esse correlate richiede un notevole impegno di tempo ed energie. Impegni che vanno poi ad incidere sui costi e i tempi di gestione del negozio e del suo magazzino. Ed è qui che entrano in campo programmi di fatturazione e i software di gestione aziendale.
Come scegliere il vostro programma gestionale
Un primo aspetto da considerare è che il software sia compatibile con l’infrastruttura hardware che avete a disposizione: se questa è per qualsiasi motivo carente oppure obsoleta, rischiate di non sfruttare pienamente tutti i vantaggi che un programma aziendale vi può dare. Correlato a questo, è un altro errore che viene comunemente fatto: acquistare un software e non ottimizzare poi i processi aziendali in modo che si interfaccino al meglio con esso. Il rischio, in questo caso, è di non dare al negozio e al magazzino tutti i vantaggi che il software e l’automazione dei processi sono in grado di garantire. Insomma, se investite in un programma per magazzino e fatturazione, sfruttatene al massimo tutti i vantaggi!
Valutate, poi, se conviene affidarvi a programmi gratuiti di magazzino o a pagamento: ne esistono di validi in entrambe le categorie, ma fate attenzione, se optate per il risparmio, che vengano rispettati tutti gli standard di sicurezza relativi al salvataggio dei dati e alla loto tutela. I software gratuiti disponibili sul mercato sono infatti per lo più tabelle Excel con all’interno formule specifiche per la contabilità di magazzino. I programmi gratuiti hanno insomma funzionalità molto limitate, danno sicuramente un risparmio nell’immediato, ma anche nel breve medio periodo non assicurano i risparmi di tempo e il miglioramento dell’efficienza garantiti dai programmi professionali a pagamento.
Le funzioni dei software per fatture e magazzino
Analizzate bene le funzioni del software che scegliete. In linea di massima, un buon programma gestionale deve permettervi di coniugare le operazioni di organizzazione del magazzino con quelle di fatturazione, deve prevedere la fatturazione automatica e quella personalizzata a seconda del tipo di cliente, deve poter gestire le diverse forme di pagamento e le ricevute telematiche e, infine, deve potervi dare la possibilità di sincronizzare la vostra mailing list di clienti e fornitori e di poter allegare file alle fatture emesse.
Non solo fatture quindi: ma affidarvi ad un software integrato valido vi permetterà di curare molte altre operazioni di contabilità: l’automazione del pagamento ai fornitori, la contabilità generale e IVA e Clienti/Fornitori, il calcolo degli interessi di mora, la riclassificazione di bilancio. Un software in grado di fornirvi resoconti chiari e di facile lettura su tutti questi aspetti della vita del negozio vi farà risparmiare in tempo e denaro e vi permetterà di dedicarvi senza preoccupazioni alle vostre collezioni e alla scelta dei capi migliori da offrire ai clienti.
Alcuni dei migliori software di gestione magazzino e fatturazione presenti sul mercato vi permettono di registrare fatture dal ciclo passivo o dalla prima nota e garantiscono la possibilità di gestire con poche semplici operazioni i saldaconto, gli scadenzari attivi o passivi, i flussi di cassa del negozio e le stampe dei registri Iva con le varie liquidazioni.
Un consiglio finale prima di procedere all’acquisto: valutate bene come funziona il software, scegliete il piano che fa al caso vostro ed eventualmente contattate gli sviluppatori se avete qualche dubbio o bisogno di chiarimenti. Il tempo investito in queste semplici operazioni vi aiuterà nella scelta del programma che più si adatta alle specifiche del vostro negozio, garantendovi un risparmio economico notevole sul medio e lungo periodo.
