Software gestionale cloud

Software gestionale cloud: 6 ragioni per scendere dalle nuvole

Fatture in cloud, software gestionale cloud, servizi iCloud di Apple: se parliamo di tecnologia è sempre più facile imbattersi in soluzioni basate sul cloud computing. La nuvola ha portato benefici a molte imprese, soprattutto a startup, riducendo i costi delle infrastrutture IT e permettendo loro di concentrarsi sul proprio core business. La nuvola favorisce anche una nuova organizzazione del lavoro, rendendo facile lo smart working.

Il cloud computing ha avuto un successo indiscutibile e spesso si ritiene che le sue uniche limitazioni siano legate a programmi che richiedono performance elevate come il video editing e la grafica; per questi usi sono preferibili applicazioni stand alone che girano su computer desktop con caratteristiche hardware altamente performanti. Negli altri ambiti, invece, si tende a pensare che la nuvola sia la migliore soluzione. Ma è davvero così?

Per molte aziende è arrivato probabilmente il momento di scendere dalle nuvole e di tornare (o rimanere) con i piedi per terra. Non vogliamo negare che esistano anche vantaggi nel cloud computing, ma prenderemo in esame tutti quei motivi per cui una attività come un negozio di abbigliamento dovrebbe scegliere un gestionale non in cloud. Al netto delle innovazioni portate, la nuvola non è la migliore soluzione per tutti.

Il cloud computing e il concetto di Software as a Service (SaaS)

Abbiamo familiarità con i classici concetti di hardware e software: il primo è la macchina, la componente fisica, il secondo è costituito dai programmi, le informazioni per eseguire determinate funzioni. Eppure fino a poco tempo fa il software era esso stesso tangibile: salvato su un floppy, cd-rom o dvd, aveva un suo riferimento fisico. Recentemente il software si è completamente smaterializzato attraverso una nuova modalità di distribuzione, il Software as a Service (SaaS).

I programmi applicativi SaaS sono distribuiti attraverso la rete internet. Ma non solo. Il modello SaaS include anche altri aspetti:

  • Licenza su abbonamento, di norma mensile o annuale.
  • Il software è installato su un server centrale (cloud computing).
  • Si accede al software via browser, attraverso una connessione internet.

Il SaaS, grazie alla nuvola, è una valida alternativa alle installazioni tradizionali nei computer aziendali. Ma è sempre la migliore soluzione per un gestionale per magazzino e negozi? Quali sono gli svantaggi del cloud computing?

Periodo di inattività (downtime)

Il downtime è il periodo di inattività di un servizio web. Può essere il tempo in cui un hosting provider non rende accessibile il tuo sito web, ma anche quello in cui un fornitore di applicativi cloud non rende raggiungibile i suoi servizi. E tu in quel momento (secondi, minuti, ore) non puoi lavorare.

Anche il miglior fornitore di SaaS non può assicurare un downtime pari a zero. I servizi cloud sono basati su internet, per cui non si è mai immuni da questo tipo di problemi. Non si tratta solo di pochi secondi, ma – seppur raramente – possono capitare eventi prolungati, successi anche a servizi noti come DropBox e iCloud.

Nei periodi di downtime il tuo gestionale cloud non funziona. La tua attività o il tuo negozio possono permettersi queste interruzioni di servizio?

Connessione internet e limitazioni di performance

I gestionali per negozio e magazzino in cloud sono erogati tramite internet e pertanto il loro funzionamento non è limitato soltanto dai periodi di downtime del fornitore. Dipende anche dall’affidabilità della tua rete internet: il tuo ISP ti ha sempre dato un servizio affidabile, oppure i malfunzionamenti della rete sono frequenti?

Non solo: un servizio erogato in rete come un software SaaS assorbe banda e può entrare in competizione con altri usi che fai della rete: diffusione della musica nel tuo negozio, aggiornamento di programmi del computer, ecc. Tutte le attività che richiedono banda internet potrebbero limitare le performance del programma per fatture in cloud.

I costi delle applicazioni cloud: sono davvero convenienti?

Non richiedendo grossi investimenti iniziali per infrastrutture e licenze, a prima vista i costi delle applicazioni cloud possono risultare inferiori a quelli di un programma da installare sui pc aziendali. Ma nel tempo questi costi restano bassi, oppure la convenienza delle soluzioni cloud diminuisce fino ad annullarsi?

Abbonamento vs licenza perpetua

Con le soluzioni SaaS non si acquista in maniera permanente la licenza di un software, ma la si noleggia per un tempo limitato, un mese o un anno. L’acquisto della licenza va quindi rinnovato periodicamente. Questo comporta costi iniziali bassi: è l’ideale per una attività o un negozio in fase di startup, senza grossi fondi da investire e che deve ancora scegliere il software da usare in maniera definitiva.

Nel lungo termine i costi di abbonamento diventano consistenti e in un periodo di 2-5 anni il prezzo di un gestionale cloud supera di norma quelli di un software a licenza perpetua. Quest’ultimo comporta un investimento iniziale relativamente oneroso, ma viene ammortizzato in pochi anni.

Hai bisogno dell’ultima versione?

Se non hai bisogno ogni anno dell’ultima versione di un software, gli applicativi per desktop sono più economici nel medio e lungo periodo. Alcuni noti software di automazione d’ufficio hanno sia una versione desktop, sia una cloud; quella per desktop può essere usata tranquillamente per molti anni e già dal secondo anno ti fa risparmiare rispetto alla versione cloud.

Alcuni applicativi come quelli di fatturazione richiedono aggiornamenti legati alle variazioni normative, per cui nei pacchetti a licenza perpetua devi valutare se gli aggiornamenti sono inclusi nel prezzo iniziale e per quanto tempo. Per alcuni software di magazzino e negozio l’aggiornamento delle release è incluso nel prezzo.

L’espansione della tua attività

Se in fase di startup è sufficiente la versione base di un software cloud, espandendo la tua attività potresti aver bisogno di versioni premium, con costi maggiori. Oppure potresti dover trasferire i tuoi dati da un provider di servizi a un altro e anche questo comporta dei costi.

Chiusura del fornitore di servizi

La chiusura di una software house o l’interruzione dello sviluppo di un applicativo non sono una novità. Ma con il cloud computing e il Software as a Service la chiusura di un servizio ha conseguenze più immediate.

Con un applicativo a licenza perpetua installato sui tuoi computer hai tutto il tempo per ricercare un sostituto. La cessazione di un servizio cloud implica una scadenza precisa, oltre la quale il software non è più accessibile. La tua azienda è in grado di affrontare situazioni come queste?

Minima flessibilità

I software gestionali online girano su server remoti. Le imprese che utilizzano servizi in cloud hanno un controllo minimo sulle funzioni del software e su quelle dell’hardware. Gli applicativi non possono essere fatti girare in locale, non si possono apportare modifiche (all’hardware ad esempio) e anche per eventuali interventi legati a problemi tecnici occorre affidarsi interamente al fornitore di servizi e alle sue tempistiche.

Sicurezza

In termini di sicurezza il cloud computing offre alcuni vantaggi indiscutibili, come gli standard tecnologici elevati e il salvataggio dei dati su più server. Per questa sua natura, le soluzioni SaaS si prestano al lavoro a distanza e all’accesso da più luoghi, per cui la sicurezza dei tuoi dati può essere messa a repentaglio dal comportamento dei tuoi dipendenti. Se dal punto di vista tecnologico le soluzioni cloud sono sicure, dovrai formare il personale all’adozione di comportamenti non a rischio.

Conclusioni

La nuvola ha portato una ventata di novità nel panorama tecnologico globale con servizi innovativi per le aziende. Servizi che però non sono la migliore soluzione per tutti. La tua azienda o negozio ha davvero bisogno di un software a noleggio? È disposta ad affrontare i costi non indifferenti del canone annuale o mensile della licenza? Ha accesso a una rete internet affidabile e con banda sufficiente per garantire le performance di applicativi cloud? Prima di scegliere la migliore soluzione per te, valuta non solo i vantaggi delle soluzioni cloud, ma anche gli svantaggi che ti potrebbero far decidere di scendere dalle nuvole.

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