Chiunque possieda un negozio o un’azienda, deve gestire dei meccanismi e processi di vendita e gestione negozio e magazzino di complessità crescente a seconda dell’attività esercitata. In un mondo, quello commerciale e retail, in continua evoluzione gestionale, molto spesso la tecnologia può fornire un aiuto fondamentale. Nel campo della gestione aziendale nascono, negli ultimi anni, software gestionali per negozio in grado di monitorare, facilitare e delineare tutti i passaggi che compongono la vita di un esercizio commerciale migliorandone concretamente l’efficienza e la redditività.
I software gestionali, per poterti realmente aiutare a migliorare la gestione del negozio, devono facilitare in particolare questi processi: contabilità, gestione ed approvvigionamento del magazzino, monitoraggio della situazione economica, produzione di prodotti ed analisi finanziaria e di mercato.
La maggior parte delle attività commerciali non dispone di personale sufficiente per curare ogni aspetto della catena produttiva; è qui che entrano in gioco i software gestionali per negozio in grado di assicurare, con interfacce semplici e con pochi passaggi, un approccio professionale all’organizzazione di ogni tipo di attività, dal piccolo negozio fino al franchising e all’e-commerce.

In particolare i software gestionali possono essere utilizzati per migliorare i seguenti aspetti caratterizzanti la vita delle attività commerciali:

Gestione acquisti

Un programma di gestione completo dovrebbe garantire la possibilità di inserire gli ordini del campionario classificandoli per anno, fornitore, linea e reparto magari spuntando in automatico i prodotti scaricati dagli ordini. Un ulteriore consiglio è quello di affidarsi ad un software in grado di creare in automatico i barcode della merce che acquisterai. La gestione professionale degli ordini garantirà notevoli risparmi di tempo e minimizzerà il rischio di errori nell’approvvigionamento.

Gestione vendite

Tra gli aspetti che richiedono la maggiore attenzione c’è la gestione delle vendite. Anche in questo caso la tecnologia può aiutarti. Cerca di utilizzare un software di gestione vendite in grado di ricoprire più operazioni di cassa possibili. In linea di massima, un buon programma è quello che permette di effettuare, con passaggi semplici ed intuitivi le seguenti operazioni: vendita con stampa dello scontrino dettaglio (su richiesta), vendita con stampa fattura di dettaglio, vendita con emissione di tax free (modulo che serve per i clienti extra ce, per farsi rimborsare l’iva alla dogana), vendita con acconto, versamenti e prelievi di cassa, reso da cliente con emissione del buono, controllo immediato della giacenza per taglia, colore e magazzino, stampa scontrino fiscale e scontrino di cortesia, possibilità di effettuare sconti e abbuoni, controllo dello storico acquistato dal cliente, controllo del credito cliente, modalità di pagamento diverse anche simultaneamente: contanti/bancomat/carte credito/etc + multipagamento, chiusura di cassa per operatore, con invio in automatico di email all’amministrazione/titolare.

Cassa

La gestione della cassa è una delle attività commerciali più delicate che, se mal gestita, può creare problemi all’intera attività. Per evitare di incappare in questi errori o per non essere costretti ad assumere nuovo personale specializzato, puoi usare programmi che creano singole righe riepilogative per ogni tipologia di pagamento: contanti, bancomat, carte di credito ecc. Un programma gestionale affidabile vi garantirà anche la possibilità di registrare i movimenti relativi a versamenti e prelievi e la possibilità di visionare l’incasso di ogni punto vendita, se ad esempio il tuo negozio appartiene ad una catena in franchising. Alcuni software per negozi sono predisposti per emettere un documento di cassa contenente: vendite con acconto – vendite a credito – corrispettivi- fatture dettaglio- tax free- resi clienti- versamenti- prelievi – abbuoni.

Analisi dati

Per il successo di un’attività commerciale i dati e le ricerche di mercato sono un elemento imprescindibile. Per la maggior parte delle aziende che non hanno un settore ricerca e sviluppo al loro interno, l’affidarsi a software gestionali diventa fondamentale. Assicurati che il programma che utilizzi consenta di fornire i dati sul tuo mercato di riferimento in maniera chiara e graficamente “leggibile” e, soprattutto, te li fornisca al momento del bisogno o ad intervalli di tempo regolari. Verifica che i dati siano esportabili nei più comuni formati, come Excel e PDF, in modo che in ogni momento possano essere condivisi, analizzati e rielaborati ed ottenere tutti i dati e trend che ti servono per gestire tutti i principali aspetti della vita del negozio, compresa la scelta di taglie e colori in previsione della stagione successiva.

Gestione amministrativa

Rientrano nell’area di gestione amministrativa tutti quegli elementi di contabilità aziendale riguardanti: contabilità Generale e IVA, contabilità Clienti/Fornitori, scadenzario/Portafoglio Effetti, riclassificazione di Bilancio, controllo di Gestione, automazione pagamento a Fornitori, calcolo interessi di mora, ratei/risconti, compensi a terzi. Si tratta di un insieme di attività vasto e richiedente competenze professionali eterogenee. Anche in questo caso un buon software per fatture e gestione aziendale, in grado di fornire report chiari di ognuno di questi aspetti, potrebbe farti risparmiare sia in termini economici che di tempo, facendoti guadagnare in efficienza.