Tenere in ordine i conti, rispettare le scadenze, ma non solo. Tutto quello che un programma di contabilità per il negozio (e la consulenza di un commercialista) può fare per la vostra attività commerciale.
Per i negozianti, soprattutto chi possiede più punti vendita, gestire fatture, bilanci e altri elementi di amministrazione è affare delicato.
La tentazione, e la prassi in molti casi, è quella di affidarsi completamente al commercialista: una soluzione pratica per non perdere tempo e pazienza con i numeri, ma forse non quella migliore.
Analizzare e, in parte, svolgere in proprio operazioni di contabilità analitica con l’aiuto di un buon software per controllo di gestione è preferibile per diversi motivi. Ve ne diamo 6 di seguito.
SOMMARIO
- Non delegare tutto al commercialista
- Seguire meglio l’ordinaria (e straordinaria) amministrazione
- Rispettare scadenze e oneri fiscali e amministrativi
- Raccogliere dati importanti sulla performance
- Fare scelte di gestione più consapevoli
- Imparare la matematica…
1. Non delegare tutto al commercialista
Appunto. Farsi aiutare da un professionista quando si tratta di corrispettivi, partita doppia e altre operazioni è importante, avere un’idea di cosa sta facendo altrettanto.
Vale come regola generale di business, per un negoziante a maggior ragione.
Come tenere la contabilità in negozio è un tema non troppo semplice, tanto più quando si parla del settore abbigliamento, e fare tutto da soli non va bene.
Al tempo stesso, il controllo di gestione è una parte così delicata di tale attività che un minimo di voce in capitolo il titolare la deve avere.
Per operare scelte efficaci, un negoziante dovrebbe conoscere tra le altre cose:
- i costi fissi e variabili per ciascun punto vendita;
- l’entità dei flussi di cassa;
- il numero e la qualità delle voci di spesa.
Tutte voci di contabilità analitica che il commercialista conosce e utilizza correntemente per stilare i bilanci aziendali, ma che fa comodo anche al titolare avere sotto mano per fare scelte oculate.
Ricorrere alla contabilità interna, servendosi di un buon programma gestionale, è quindi una valida soluzione.
Vedi anche: Software gestionale. Consigli per migliorare la gestione del tuo negozio
2. Seguire meglio l’ordinaria (e straordinaria) amministrazione
Vantaggio di una gestione contabile interna, o almeno parzialmente internalizzata: si controllano meglio le operazioni di ordinaria amministrazione. E si risparmia sui costi del commercialista, certo.
Per esempio, sistemi di controllo gestionale per il negozio aiutano a snellire operazioni macchinose come la registrazione di incassi e acquisti, il carico e scarico magazzino, l’invio di bolle e fatture a spedizionieri e fornitori e così via.
Seguire singolarmente ciascuna di queste operazioni, magari annotando i dati su fogli estemporanei o tabelle Excel, per poi recuperare tutto quando si tratta di stilare consuntivi o bilanci, non è il massimo.
Innanzitutto perché fogli e file volanti rischiano di perdersi per strada. Anche mandare tutto al commercialista e lasciare che sia lui a mettere ordine non è l’ideale.
Un buon programma per la contabilità, o meglio ancora, un software gestionale per negozi che includa un modulo contabilità: questa è forse la maniera più indicata di registrare le varie operazioni commerciali per, poi, riuscire a seguirle meglio.
È un po’ come avere uno di quei grandi raccoglitori ad anelli che si usano in ufficio: tutte le schede sono disposte per bene, fogli e documenti sono ben catalogati, e in più tutto è già in formato digitale.
La velocità di accesso, consultazione e modifica è quindi molto superiore.
3. Rispettare scadenze e oneri fiscali e amministrativi
Diretta conseguenza del tenere un diario accurato delle proprie operazioni e gestire la contabilità in proprio.
Un buon negoziante è anche quello che riesce a organizzare bene la propria attività, senza aspettare che sia il contabile esterno a ricordare che c’è da presentare un rendiconto o ci sono dei pagamenti in scadenza.
Anche in questo caso scadenzari o registrazioni in prima nota, se fatti in modo estemporaneo, funzionano poco: serve tenere un registro ordinato e ben accessibile delle operazioni eseguite e da svolgere.
Che, certo, può essere anche un libro mastro cartaceo come si usava in passato, ma che è sicuramente più agevole avere in formato digitale.
Uno scadenzario digitale, tra le altre cose, può essere impostato per eseguire automaticamente determinati movimenti contabili, oppure avere funzioni di promemoria per pianificare meglio una scadenza. Insomma, semplici automatismi che però possono migliorare sensibilmente il lavoro in negozio.
Un controllo più da presso di date, incassi e spese. Lo può fare un software per la gestione aziendale, che aiuta così a seguire meglio le operazioni contabili e a renderle più efficaci.
4. Raccogliere dati importanti sulla performance
Migliorare la situazione dei propri registri contabili, rendersi conto di persona della qualità e quantità delle voci di spesa, rispettare le scadenze: sono sicuramente vantaggi non trascurabili.
Il vero benefit è però, lo abbiamo già detto, la possibilità di monitorare in tempo reale la situazione finanziaria e la redditività della propria attività.
Diverse le operazioni che un negoziante può svolgere in proprio, senza particolari competenze fiscali, affidandosi a un buon software gestionale. Per esempio:
- seguire i movimenti di cassa;
- calcolare il valore effettivo del proprio stock di magazzino;
- capire i costi variabili che impattano maggiormente sulle finanze dell’attività;
- evidenziare i centri di costo più redditizi.
Un modulo di contabilità interna serve dunque a raccogliere dati concreti sull’andamento del negozio: ancora una volta, maggiore è la quantità di informazioni a disposizione, e più chiara è la loro analisi, più controllo si ottiene sull’attività commerciale.
Ragionando di analisi contabili, per esempio, è importante individuare dei centri di costo coerenti in base ai quali valutare le performance: si può trattare di singoli reparti, collezioni di articoli o di altro ancora.
Trovare dei criteri chiari per suddividere la propria attività commerciale aiuterà a ottenere informazioni più affidabili e significative.
Anche le operazioni di magazzino, viste con le lenti della contabilità, diventano più chiare. Valutare il costo sul venduto di un certo stock, il valore attuale delle giacenze rispetto a quello di acquisto, o ancora calcolare il valore della merce in rapporto alle spese vive di gestione del magazzino.
Sono operazioni che restituiscono indicatori molto importanti di performance, dei quali è bene tenere sempre conto.
Avere a disposizione in tempo reale i dati sopra elencati, grazie a un software adeguato e alla gestione interna delle operazioni contabili più significative, permette insomma di lavorare con più rapidità e cognizione di causa su voci di spesa e di profitto del negozio.
Vedi anche: Come ridurre i costi di gestione del magazzino e aumentare profittabilità
5. Fare scelte di gestione più consapevoli
Appunto, scelte di gestione più consapevoli. Che significa, per esempio, valutare la redditività del rapporto con determinati fornitori.
Oppure se conviene o meno smaltire gli stock di magazzino con una promozione aggressiva invece di tenerli immobilizzati. O ancora, decidere una rotazione più efficace dello staff del negozio in base alle esigenze, e allo stato delle finanze.
Un’attività commerciale è soggetta a controlli e revisioni periodiche. Tali rendiconti non sono troppo amati perché comportano quasi sempre oneri e tributi da pagare, ma sono almeno occasione per fare un bilancio concreto della propria situazione finanziaria.
D’altra parte, le scadenze della contabilità generale sono troppo ampie per funzionare da report affidabile. Serve allora una gestione minuta, ordinaria, della contabilità che non può fondarsi solo sul contributo del commercialista, ma andrebbe seguita direttamente in negozio.
Poggiare su un gestionale specifico per le esigenze del proprio business serve, tra le altre cose, anche a questo.
Non solo, quindi, business intelligence, crm, operazioni smart su taglie e colori catalogo o vendite: un software completo per il negozio velocizza e semplifica anche le operazioni contabili.
Nel fare questo, consente di tenere sotto controllo dati importanti su costi e ricavi che permettono di lavorare meglio e, nel caso, di effettuare azioni correttive sulle operazioni in perdita.
6. Imparare la matematica…
Lavorare su numeri e aritmetica potrebbe, chissà, svelare un talento nascosto per il calcolo e la matematica…
Fuor di battuta, gestire in-house almeno le operazioni quotidiane di contabilità rientra in un discorso più generale di controllo diretto dell’attività.
Ovvio che un negoziante non possa occuparsi di tutto in autonomia. È importante delegare le operazioni più complesse a consulenti o specialisti: pure, ci sono oggi strumenti che permettono di seguire tutte le operazioni che riguardano il negozio in modo chiaro e senza avere grosse competenze settoriali.
C’è da considerare, poi, che l’evoluzione della fiscalità ha reso necessario aggiornare di conseguenza anche la gestione contabile dei negozi.
Basti pensare agli ultimi anni: obbligatorietà della fattura elettronica, introduzione dei corrispettivi telematici, più altre operazioni di smaterializzazione della gestione documentale.
Oltre a introdurre i nuovi registratori di cassa telematici, allora, molti negozianti si sono visti costretti a un corso accelerato di contabilità 4.0 quando, magari, fino a poco tempo prima erano fermi all’1.0.
Viste le premesse, i risultati non sono stati finora neanche troppo malvagi. Ciò anche perché in molti hanno preferito, come si diceva all’inizio, l’affidarsi in toto al proprio commercialista al cercare di comprendere il funzionamento del nuovo sistema, che spesso è sembrato troppo macchinoso.
In questo senso un buon programma di contabilità negozio, meglio se integrato in un software di gestione generale dell’attività, può fare molto anche per chi è a digiuno di fiscalità digitale.
Rende infatti più semplici determinate operazioni e permette di monitorarne altre, mette in condivisione dati e informazioni e li aggrega in modo chiaro.
Si semplifica così anche il lavoro del commercialista e, soprattutto, si disegna un quadro generale più dettagliato e chiaro dell’attività commerciale.
Anche se alcune operazioni verranno comunque delegate, il titolare ci …guadagna: ottiene infatti dati chiari sulla redditività della propria attività, lo stato delle proprie finanze e gli incassi effettivi realizzati.
Ancora più importante, ottiene queste informazioni non a cadenza semestrale o trimestrale ma, se vuole, quotidianamente.
Un vantaggio non indifferente per decidere consapevolmente e muoversi in un settore così dinamico e tumultuoso come quello del commercio al dettaglio, in particolare dei negozi di abbigliamento.
La digitalizzazione applicata alla contabilità di negozio: alcuni vantaggi
Vedi anche: Corrispettivi telematici 2020: 4 sistemi di trasmissione dei dati | Software gestionali per negozi: come scegliere il migliore
