Perché dovresti avere un sistema di controllo di gestione? Specie, poi, se il tuo negozio non è molto grande, o non hai grossi flussi di merce da tenere sotto controllo. Insomma, non è soltanto una inutile perdita di tempo e risorse?

La risposta breve è: no. Quella più articolata è che, qualunque sia il tuo volume di affari, è fondamentale poter contare su un sistema affidabile per il controllo della gestione di negozio. Ti offre, infatti, una base oggettiva da cui partire per misurare la profittabilità del tuo business, sia esso un piccolo punto vendita a conduzione familiare o una catena di negozi ramificata.

Naturalmente, ci sono soluzioni diverse per diversi gradi di complessità, ma il punto di partenza è uno, qualunque sia il modello di business: controllo, monitoraggio, analisi oggettiva.

Adottando un approccio sistematico al controllo di gestione, e utilizzando allo scopo soluzioni software specializzate, puoi scoprire aspetti inediti della tua attività. Per esempio individuare voci di spesa non necessarie, margini di profitto più alti su determinati prodotti o interessanti opportunità da sfruttare per determinati canali di vendita.

Te ne puoi servire per una pianificazione più efficace, così da ottenere migliori risultati di business.

Bene, ma esattamente: quando parliamo di controllo di gestione a cosa ci riferiamo?

Cosa intendiamo con controllo di gestione

Già, a cosa ci riferiamo? In termini generali, a un approccio sistematico alla gestione aziendali che ha lo scopo di tenerne sotto controllo gli elementi economico-finanziari. O, in altre parole, a un insieme di tecniche e strumenti mediante i quali chi dirige un’azienda ottiene un quadro oggettivo della sua situazione. Soprattutto sull’assetto economico-finanziario ma non soltanto.

Vale per tutte le aziende: anche un negozio di abbigliamento lo è, e avere a disposizione informazioni oggettive sul suo andamento è sempre una buona cosa. Un sistema digitale, poi, potrebbe aiutarti a ottenerle con il minimo sforzo: da un report molto citato di McKinsey emerge infatti come le operazioni legate alla contabilità abbiano un enorme potenziale di automazione. Almeno il 42% di esse, secondo lo studio, potrebbe essere svolto direttamente dalle macchine.

Mettendo a punto un sistema di controllo di gestione affidabile puoi quindi sfruttare questa opportunità anche per il tuo negozio. Dall’esame della tua situazione economica può ricavare informazioni accurate sul rendimento del tuo negozio nelle sue articolazioni, per esempio

  • cash flow attuale;
  • bilancio tra spese e ricavi;
  • valore del costo del venduto.

Insomma, tutto un insieme di informazioni che sarebbe difficile ottenere con la semplice osservazione empirica. Svolgere il controllo di gestione con un software adeguato, che magari esegue la maggior parte delle operazioni in autonomia, è decisamente meglio, no? Sicuramente, è un sistema più pratico di accesso e intervento rispetto al semplice foglio Excel.

Controllo di gestione: come organizzarlo

Dunque, un sistema di controllo di gestione conviene anche a te. E quindi, come fare?

Essenzialmente, si parte con la elaborazione e definizione di uno schema. Una divisione cioè della tua attività nelle sue componenti principali: acquisti, vendite, spese. Queste macrocategorie vanno a loro volta articolate e scomposte in più categorie: puoi per esempio suddividere gli acquisti per fornitore, le vendite per canale di vendita, le spese in fisse e variabili, e così via.

Naturalmente questa categorizzazione va modulata in base alla tipologia e alle dimensioni della tua attività. Se hai più punti di vendita, puoi distinguerli in macrocategorie ad hoc, e allo stesso modo puoi differenziare ecommerce e altri canali digitali accordingly.

In generale, quanto più riuscirai a categorizzare voci e sottovoci, tanto più minuzioso sarà il livello di controllo che riuscirai a ottenere. E se hai paura di perderti per strada, non preoccuparti. Hai a disposizione strumenti ad hoc, come software di contabilità o, meglio ancora, sistemi gestionali specializzati, che offrono presets affidabili e praticamente pronti all’uso per definire il controllo di gestione.

I centri di costo da monitorare

Sempre allo scopo di raggiungere una migliore visibilità sui tuoi dati economico-finanziari, puoi definire i principali centri di costo della tua attività. Puoi così suddividere il tuo catalogo per fornitore, o per brand, o ancora se hai più punti vendita far corrispondere ciascuno a un centro di profitto e costo. Riuscirai così a monitorarne meglio le performance.

In particolare, la suddivisione in centri di costo ti offre maggiori dettagli su ricavi e perdite, da cui partire per una pianificazione agile e più precisa di acquisti, promozioni e altre attività. Inoltre, ti permette di aggregare i dati in maniera più omogenea. Per esempio, di ottenere insights preziosi sulla profittabilità di una linea di abbigliamento, o di un reparto del tuo negozio.

Anche in questo caso, un monitoraggio efficace dei centri di costo si potrebbe fare anche a partire da una semplice tabella Excel, ma riesce meglio con strumenti di contabilità specializzati. Tra i vantaggi, quello di semplificare il lavoro, ridurre i margini di errore e velocizzare le operazioni analitiche.

Da non sottovalutare è poi la disponibilità, in questi strumenti, di procedure guidate per impostare il controllo di gestione, definendo i singoli centri di costo. Puoi così velocizzare l’inserimento dei dati e il loro aggiornamento.

Davvero un toccasana per chi altrimenti dovrebbe spendere tempo prezioso in lunghe e complesse operazioni di contabilità. Per le quali, spesso, non ha neanche specifiche competenze…

Controllo di gestione integrato in software verticali

Come abbiamo detto, allora, il controllo di gestione serve anche per il tuo negozio, piccolo o grande che sia, ed è più semplice da attuare se ti affidi a strumenti specializzati. Software di contabilità ad hoc, per esempio, ma ancora meglio sistemi di gestione aziendale specializzati per il tuo settore.

Un controllo di gestione integrato in un sistema gestionale completo ti offre diversi benefici, e tra questi:

  • semplificazione delle operazioni. Che non devono passare per più applicativi ma possono essere svolte da un unico punto di accesso, a beneficio della praticità e della time-effectiveness;
  • integrazione dei dati. Ti permette di aggregare informazioni significative, per esempio su contabilità e flussi di cassa, e ottenere un quadro ancora più puntuale della tua situazione;
  • autonomia di gestione. Puoi ottenere il controllo completo sulla tua attività e accedere all’occorrenza ai dati di cui hai bisogno. Tutto senza dovere per forza interpellare il commercialista o altri consulenti.

Specialmente se non hai un’attività molto articolata, allora, puoi tenere in-house anche il controllo di gestione, e non disperdere le tue energie facendo log-in e log-out tra più applicazioni.

Con una soluzione gestionale integrata, e specializzata per il settore retail, puoi così semplificare il lavoro e insieme guadagnare in precisione ed efficienza. Senza soluzioni fai-da-te o strumenti rudimentali di contabilità, ma al tempo stesso contando su un sistema pratico ed efficiente.

Gli strumenti per il controllo di gestione di Etos

Etos è un buon esempio di software gestionale specializzato per il retail, compatto e adatto a molte esigenze. Valido per piccoli negozi come per catene di franchising, ha abbondanti risorse a disposizione per migliorare l’efficienza e le performance del tuo business. Anche a partire da un corretto controllo di gestione, appunto.

Le funzioni di contabilità integrano infatti un piano dei conti preimpostato e personalizzabile all’occorrenza. Ti aiuta a schematizzare il funzionamento della tua attività e individuarne i centri di costo principali, quindi a monitorarne l’andamento. È un modello agile, adatto anche a chi non ha competenze specialistiche di contabilità, ma comunque efficace. Offre infatti tutto il necessario per operare in autonomia.

Etos offre altre funzioni di contabilità smart oltre al controllo di gestione, e ha il vantaggio di integrarle in un sistema completo, che coinvolge tutti gli aspetti della tua attività. Con la gestione integrata puoi così:

  • accedere da una sola interfaccia a tutte le operazioni rilevanti;
  • visualizzare da un cruscotto unitario i dati principali e gli indicatori di performance;
  • pianificare agevolmente, su basi accurate, le tue strategie di investimento, promozione o cost-efficiency.

Per riassumere, con Etos puoi gestire anche gli aspetti economico-finanziari del tuo negozio di abbigliamento. Risparmi tempo, ottieni maggiore visibilità sui tuoi dati, contabili e non. Hai un quadro minuzioso e costantemente aggiornato della situazione, da cui muovere per ottimizzare acquisti, vendite e altre attività.

Niente male, vero?