Il piano dei conti costituisce l’ossatura della gestione contabile di un’attività, ma per molti operatori è ancora un oggetto misterioso. Il tema è delicato (si parla di movimenti economici e finanziari), e oggettivamente complicato. Per questo e altri motivi, la contabilità viene spesso delegata agli specialisti.

Per certi versi è un bene, eppure avere informazioni analitiche sui propri conti può essere davvero utile. Ci aiutano allora le tecnologie digitali, che semplificano notevolmente le operazioni. Anzi, in molti casi, possono svolgerle al posto nostro, migliorando la precisione dei calcoli e facendoci risparmiare tempo e denaro.

Anche in Italia i negozi si stanno riorganizzando in direzione di una crescente digitalizzazione, e lo testimoniano gli studi di osservatori specializzati. Reagiscono spesso a trasformazioni del quadro complessivo: per esempio, l’introduzione della fatturazione elettronica per la contabilità di negozio.

Per controllare i movimenti contabili in prima persona, e senza grosse competenze, può servire un buon software di gestione. E per gestire bene la contabilità occorre partire dal piano dei conti. Ovvero da un elenco ordinato di tutti i conti impiegati in negozio: acquisti, pagamenti, incassi, stipendi, locazione immobili e così via.

Alla chiarezza e precisione di questa lista corrisponde l’accuratezza e correttezza delle tue scritture contabili in partita doppia e del bilancio d ‘esercizio.

Molti gestionali specializzati per settore, come il nostro Etos, offrono un piano dei conti integrato, da adattare naturalmente alla propria situazione. La personalizzazione richiede pochi click, ma va fatta correttamente per generare un libro mastro affidabile e pratico da usare.

Vediamo di seguito come farlo esaminando 5 fattori chiave per avere un piano dei conti adeguato a gestire la contabilità di negozio.

Chiarezza

Lo abbiamo detto, il piano dei conti è la base e il tuo documento di riferimento per le rilevazioni contabili. Deve quindi essere articolato in maniera chiara e ordinata. L’organizzazione dei singoli conti, in questo senso, deve essere tale da fornire informazioni essenziali in pochi passaggi.

Buona norma nell’impostazione del piano, per esempio, è suddividere i movimenti in due macrocategorie. Si distingue così tra conti patrimoniali e conti economici per poi separare, nella redazione del bilancio, lo stato patrimoniale dal vero e proprio conto economico. Separare la registrazione di crediti e debiti da quella di costi e ricavi ti aiuta quindi ad avere un quadro più chiaro sulla tua attività commerciale.

Un piano dei conti deve essere chiaro anche per un altro motivo. Almeno. E cioè che, all’occorrenza (per esempio in occasione di verifiche e controlli), può essere prodotto come documento di riepilogo contabile. Anche per questo, allora, è necessario che le voci e l’articolazione dei conti siano comprensibili anche da soggetti diversi dal titolare. E questo vale sia nel caso di un controllo contabile, sia se invece vuoi condividere alcune informazioni con il tuo commercialista.

Personalizzazione

Un piano dei conti efficace è adeguato alle proprie esigenze. Non ci sono vere e proprie norme da seguire nella redazione. Importante, però, è che i criteri impostati siano adottati con coerenza lungo tutta l’articolazione del piano.

Se grazie alla tecnologia puoi trovare un piano dei conti integrato in buona parte dei sistemi gestionali di negozio, la personalizzazione dipende molto da te. Ma se conosci bene la tua attività, saprai già distinguere i conti davvero rilevanti per il tuo negozio. Potrai quindi mantenere le voci essenziali ed escludere quelle non necessarie dalla lista che ti viene proposta.

Ovviamente avrai bisogno di un po’ di pratica per distinguere i diversi conti, e soprattutto capire come aggregarli al piano. Una parte importante del lavoro di personalizzazione riguarda poi l’articolazione dei conti in categorie e sottocategorie.

Per il tuo negozio, per esempio, puoi pensare di distinguere le merci per categorie di prodotto, per fornitore o per canale di vendita. Allo stesso modo, puoi pensare di articolare le spese di acquisto in conti per le merci, per gli imballaggi, per altri materiali di consumo e così via.

Anche in questo caso, la categorizzazione varia per quasi ogni azienda in base al tipo di attività e alla situazione specifica.

Scalabilità

È un termine che avrai sentito spesso riferito all’ICT, ma qui non ha a niente a che vedere con cloud o simili. Un piano dei conti, infatti, deve essere scalabile nel senso di prevedere nuovi conti da aggiungere a quelli già registrati. Nella gestione di un’attività, infatti, può capitare di dover inserire nuovi conti in corso d’opera, come è fisiologico anche al crescere della stessa.

Quello della scalabilità del piano, del resto, è un altro punto a favore di una gestione digitale della contabilità. Un software può infatti eseguire riallineamenti e integrazioni in maniera praticamente indolore. Fare le stesse operazioni da file Excel o con altri sistemi, invece, risulta generalmente più complicato.

Una buona norma per mantenere questa scalabilità è assicurarsi di impostare una numerazione corretta. Come regola generale, i conti principali vengono numerati per decine (10,20,30) proprio per permettere, nel caso, di aggiungere nuove voci senza poi aggiornare tutta la numerazione. Allo stesso modo, l’articolazione dei sottoconti segue una numerazione più sequenziale (1,2,3) partendo dal numero di decina principale.

Da quanto abbiamo detto si capisce come, effettivamente, un software può fare la differenza. Permette infatti di tenere traccia e controllare questi aspetti con molta più rapidità e precisione. E un software, inoltre, può gestire volumi di dati notevoli senza grossi problemi.

Vedi anche: 6 motivi per avere un (buon) programma di contabilità negozio

Precisione

Trattando di contabilità, ça va sans dire, i numeri sono importanti. Non è un caso che, secondo alcuni studi, uno dei principali ostacoli alla gestione in proprio della contabilità è il timore di fare errori. In un sondaggio di AccountancyAge, il 35% degli intervistati definiva questo timore la componente più stressante del lavoro di contabilità. Ma non è solo questo.

Da un piano dei conti accurato derivano rilevazioni contabili altrettanto accurate. Attenzione a come vengono dettagliati i conti, quindi. Le diverse voci possono essere articolate in mastri, conti e sottoconti per descrivere più precisamente le operazioni.

Si tratta di un tipo di articolazione che puoi applicare all’analisi di determinati movimenti, quelli che appunto ritieni determinanti per la tua attività.

Una corretta articolazione del piano dei conti ti permette allora di eseguire rilevazioni contabili più precise e ottenere un livello maggiore di dettaglio sulla tua situazione.

Anche in questo caso, avere un piano dei conti integrato in un software ti rende più semplice il lavoro, e ti garantisce più precisione. Comunque sia, il tuo commercialista può supervisionare il lavoro e quindi correggere eventuali difetti di impostazione in modo da perfezionare il tutto.

Automazione

Il non plus ultra di una contabilità digitale è l’automazione di molti processi. Pacifico, e tanto più vero quanto più le attività sono di tipo analitico. In questo quadro, anche la gestione digitale del piano dei conti diventa più semplice e accurata.

Oltre a fornire un piano dei conti già preimpostato, molti software agevolano il lavoro registrando in automatico i movimenti e aggiornando di conseguenza il piano. L’inserimento di nuovi conti, o la riclassificazione di altri, diventa così molto più rapida ed efficiente, quasi a prova di errore.

In questo modo, a cascata, migliora anche la gestione della contabilità complessiva, che poggerà su una struttura chiara, precisa e ben articolata.

La gestione digitalizzata della contabilità, allora, parte da un piano dei conti meglio definito per tracciare tutti i movimenti contabili e analizzarli in dettaglio. Un piano dei conti integrato in un software di gestione digitale è anche più chiaro da consultare e semplice da stampare all’occorrenza.

Vedi anche: Software gestionale: consigli per migliorare la gestione del tuo negozio

Conclusioni

Un piano dei conti di negozio è la base su cui costruisci la tua contabilità. Se impostarlo correttamente ti aiuta a gestire meglio le rilevazioni contabili, disporre di un template nel tuo software di gestione semplifica le operazioni e migliora i risultati.

Come abbiamo visto anche in altri casi, avere un unico strumento gestionale per gestire i vari aspetti della tua attività ti garantisce ottimi risultati. Nello specifico, qui, conti più precisi, l’accesso più pratico alla tua situazione economica e patrimoniale, una gestione a norma della contabilità.